Una semana con GTD

La semana pasada terminamos una breve pero intensa formación sobre GTD dentro del programa de mentoring de Bilbao Ekintza. GTD (Getting Things Done) es un sistema de organización de las tareas (no les gusta hablar de gestión del tiempo) que pretende conseguir la máxima eficacia y eficiencia en la ejecución de las tareas.

No entraré a explicar en detalle en qué consiste. Para eso están José Ignacio Azkue (que nos dio el curso) y su blog. Pero si desgranaré algunas de las cosas que nos han ayudado y algunas herramientas que hemos empezado a usar.

1.- RECOPILAR Y VACIAR LA MENTE. Uno de los principios de GTD es que para mantener a tope la creatividad es necesario vaciar la mente. Su propuesta es recopilar absolutamente todo en una bandeja de entrada: tareas que van surgiendo, ideas, gestiones… Simplemente sigue con lo que estás haciendo y anota eso en la bandeja de entrada para más adelante.

2.- VACIAR LA BANDEJA DE ENTRADA. La bandeja de entrada es una bandeja temporal que hay que revisar un par de veces al día. Esas cosas que hemos recopilado las llevaremos a otras bandejas en función de lo que tengamos que hacer (si es que hay que hacer algo y además tenemos que hacerlo nosotros). En este paso muchas cosas irán a la papelera o a una bandeja de “quizás”, algo así como un “hacer si eso”. Otras bandejas son cosas que hay que hacer en una determinada fecha, cosas a hacer cuando se pueda, cosas que están a la espera de que otros hagan algo… En este sentido está resultando muy útil no ver cosas que antes igual dejábamos para gestionar más adelante como correos no leídos o como tareas y proyectos que ya se harían. No significa que eso desaparezca, porque hay que revisar todo el sistema periódicamente y volveremos a preguntarnos entonces si esas tareas que un día etiquetamos como quizá deben convertirse en un proyecto, en una tarea o deben ir a la papelera

3.- LOS CONTEXTOS. Algo muy útil, consiste en asignar a cada tarea un contexto que necesito para ejecutarla, en cuanto a tiempo necesario, medios, y nivel de concentración. Así, puedo etiquetar una tarea como #teléfono, #oficina #5minutos… De esta manera cuando me encuentre en un determinado contexto puedo filtrar automáticamente qué tareas puedo hacer en ese momento. Ahora, por ejemplo estoy escribiendo esto en el autobús porque lo tenía como #concentrado #30minutos #portátil.

4.- DEJAR PARA MAÑANA LO QUE PUEDAS HACER MAÑANA: solo se asignan fechas concretas a aquellas cosas que deben hacerse en fechas concretas, lo cual resulta que ocurre pocas veces. Yo asigno fechas también a tareas que deben hacerse a partir de una determinada fecha, de manera que hasta que no llega esa fecha no me aparece en el sistema y puedo despreocuparme de ella. No se trata de retrasar por retrasar, sino de empezar y acabar las tareas, sin interrupciones y concentrados en esa tarea y no dispersos en varias (multitarea).

Para poner en marcha todo este sistema hemos empezado a utilizar varias herramientas buscando no solo la aplicación del metodo sino una correcta conexión e intercomunicación del equipo:

• Wunderlist, como herramienta de gestión de listas de tareas. Tenemos una carpeta compartida como bandeja de entrada donde nos podemos asignar tareas dentro del equipo y un conjunto de listas con el que organizamos nuestras tareas. Podríamos haber usado Trello pero en su día no me gustaba ver todas las listas en la pantalla. Wunderlist me permite más centrarme en lo que debo hacer
• Esa bandeja compartida la hemos conectado a Slack, de manera que nos aparece una notificación cada vez que alguien nos agrega una tarea o finaliza una que tenía asignada. Esto es importante sobre todo cuando tareas nuestras dependen de que otra persona haga algo y así nos llega en tiempo real la información de que ya se ha ejecutado una tarea por la que estábamos esperando.
• En cuanto al teléfono, las llamadas del fijo que no podemos atender en el momento ya quedaban reflejadas en una lista en Google Drive. No es magia, nos lo hace la recepcionista de la oficina. Ahora, además, las llamadas que perdemos en los móviles se anotan automáticamente en ese documento. Y eso si es magia, gracias a la aplicación IFTTT, con la que hemos conectado nuestros móviles a un documento de Google Drive.
• También hemos reorganizado el correo electrónico con esa consigna de mantener vacía la bandeja de entrada. Las tareas las enviamos a Wunderlist. Nos está siendo muy útil también organizar los correos que son solo de información o noticias (que va a una carpeta que no miramos más de una vez al día), o que vienen de clientes, que lógicamente tienen una mayor prioridad.

En una semana de uso de esta metodología ya hemos notado algunos cambios. La sensación de control es mucho mayor. El cambio del sistema anterior de asignar fecha y hora a casi todas las tareas a este sistema donde se hace lo contrario nos da mayor libertad y sensación de que controlamos nosotros y no el calendario. El efecto de esto a medio plazo supongo que será un menor nivel de estrés.Algunos proyectos importantes que teníamos prácticamente parados han vuelto a tomar vida y, de hecho, el sistema nos facilita que no mueran al tenerlos siempre visibles y ser conscientes de que por cada proyecto debe haber al menos una tarea en curso. También somos capaces de gestionar mejor los “tiempos muertos”. Esos cinco minutos que tenemos disponibles porque alguien llega tarde o porque nosotros hemos llegado pronto los usamos para ejecutar las tareas que etiquetamos como #pimpam, es decir, que hacemos en poco tiempo. Todo esto nos lleva a acabar la semana con todo el correo electrónico procesado, sin proyectos parados, con alguno más abierto y sin tareas pendientes. Y sobre todo, ya no trasladamos tareas de un día a otro en el calendario. Todo esto, sin duda, tiene un efecto inmediato en los clientes.